Kihívás
Az öt vállalat különböző rendszereket használt, ami megnehezítette az egységes kezelést és az átláthatóságot. A Docman bevezetésével ez a probléma megszűnt, létrehozva egy központosított dokumentumtárat.
A korábbi iktatórendszerből való zökkenőmentes átállás komoly kihívást jelentett. Speciális migrációs stratégiát dolgoztunk ki, amely biztosította az adatok integritását és elérhetőségét a folyamat során.
A Cégkapu gyors integrációja a belső folyamatokba sürgős feladat volt. Szakértő csapatunk sikeresen implementálta a megoldást, biztosítva a zökkenőmentes kommunikációt a hatóságokkal.
Miben segítettünk?
- Felhasználói Igények Kielégítése
- Az üzleti elemzések során feltárt egyedi igényeket sikeresen beépítettük a rendszerbe, így a Docman valóban felhasználóbarát és hatékony megoldássá vált az SZKHT számára.
- Beérkező és Kimenő Dokumentumok Kezelése
- A Docman rendszer automatikusan kategorizálja és indexeli a beérkező és kimenő dokumentumokat, legyen szó e-mailekről, szkennelt iratokról vagy digitális fájlokról. Ez jelentősen csökkenti a manuális adatbevitel szükségességét.
- Munkafolyamatok Automatizálása
- Az előre definiált munkafolyamatok biztosítják, hogy minden dokumentum a megfelelő jóváhagyási és feldolgozási láncon menjen keresztül. Ez növeli a pontosságot és csökkenti az átfutási időt.
- Reklamációkezelés
- A Docman egy dedikált reklamációkezelési modullal rendelkezik, amely lehetővé teszi a panaszok gyors rögzítését, kategorizálását és a megoldási folyamat nyomon követését. Ez javítja az ügyfélszolgálat hatékonyságát és az ügyfélelégedettséget.
- Migráció
- Ez a folyamat kritikus fontosságú volt, hiszen biztosítani kellett, hogy egyetlen fontos dokumentum se vesszen el, és a vállalat működése folyamatos maradjon az átállás során.
- Üzleti Elemzés
- Az elemzés során számos módszert alkalmaztunk, beleértve a folyamattérképezést, felhasználói interjúkat és adatelemzést. Ezáltal nemcsak a jelenlegi problémákat azonosítottuk, hanem feltártuk a jövőbeli fejlődési lehetőségeket is. Az így nyert információk alapján tudtuk a Docman rendszert úgy testreszabni, hogy az valóban egy megbízható és felhasználóbarát megoldássá váljon.